Prospecções
Esta funcionalidade permite o controle e acompanhamento dos seus prospectos, bem como a conversão dos mesmos em contratos efetivos. Após a inclusão dos seus cadastros a lista exibirá colunas que resumem informações dos contatos, tipo de prospecção/seguro, evolução das ações, datas e estado de cada uma delas. A lista também pode ter cores variadas que representam a mudança ou o atraso nas datas previstas de fechamento. Todas as prospecções em aberto serão demonstradas na página inicial da sua conta, conforme o estado em que se encontram.
Os ícones exibidos na lista possuem as funções descritas no item barra de ações, do tópico “dicas de utilização”.
Adicionando um prospecto
No momento da inclusão de uma nova prospecção você poderá pesquisar um segurado, pessoa física ou pessoa jurídica, já cadastrado no sistema. Para isso, pesquise o nome na lupa e selecione um dos resultados apresentados. Busque o produtor que será responsável pela nova prospecção, confira a data prevista para conclusão do processo (o sistema adota como padrão o período de 15 dias) e altere os detalhes da prospecção, se necessário.
Você também pode incluir uma prospecção diretamente na funcionalidade gestão de segurados, no ícone adicionar prospecção e o sistema será direcionado para esta página.
Nos casos da inclusão de um prospecto que não possua cadastro prévio no sistema, faça a busca do nome no campo segurado e clique no botão “criar novo”. O sistema trará três opções de prospecto para inclusão: pessoa física, pessoa jurídica ou cadastro reduzido.
Nas duas primeiras opções o sistema abrirá a tela para preenchimento do cadastro do segurado e você deverá ter em mãos informações como: nome completo/razão social e endereço.
Na opção de cadastro reduzido você precisa informar apenas o nome, e-mail e/ou telefone.
Os cadastros reduzidos podem ser transformados em cadastros completos posteriormente. Enquanto permanecerem nesta condição você poderá visualizar ou editar as informações de contato, clicando em ícones específicos.
As prospecções criadas possuem diversas abas de recursos, as quais são simulares às abas detalhadas em outras funcionalidades. O sistema considera a seguradora “Prospecção” para todos os prospectos que ainda não foram convertidos para contratos. Algumas ações também podem ser executadas em relação a cada prospecção.
Prospecção: exibe o segurado e o produtor e os demais detalhes da prospecção, como: datas, tipo, estado, ações, etc. Todos os campos do tipo “caixa de seleção”, do grupo detalhes, podem ser alterados conforme exemplificado no item “tabelas” do tópico parametrização.
Informações do seguro: nesta aba é possível criar campos e incluir informações adicionais da sua prospecção conforme tipo de seguro.
Documentos: arquivo dos documentos referentes ao prospecto.
Comentários: nesta aba são exibidos os comentários adicionados para o prospecto.
Lembretes: adição de vencimentos ou compromissos relacionados ao prospecto. Nos casos de propostas perdidas é possível criar um lembrete na agenda para cotação no próximo ano.
Portal de comunicação: armazena os e-mails e SMS trocados com seus prospectos.
Modelos de documentos: exibe os documentos criados para o objeto contratos, a partir da rotina modelos de documentos.
Atualizações: lista das modificações realizadas no prospecto.
Log (ampulheta): registro das alterações realizadas no cadastro, por usuário, data e horário.
Todas as suas prospecções podem ser convertidas para contrato. Para isso, ative a edição no ícone “cadeado” e altere o estado da prospecção para “assinado”. Após recarregar o sistema, o ícone “converter para contrato” estará disponível.
Clique neste ícone, preencha e/ou corrija as informações da janela e o sistema criará o contrato, complemente os dados da apólice e se atente as datas de vigência.
As prospecções quando convertidas para contrato serão incorporadas ao mesmo, ou seja, haverá uma “aba prospecção” no contrato gerado, a qual conterá os dados originais da mesma. Os demais detalhes da prospecção, como: documentos, comentários, lembretes, atualizações, estarão distribuídos entre as abas de recursos do contrato.
Mesmo após a conversão, as prospecções continuarão sendo listadas na rotina Prospecções, com o estado assinado. Clicando em qualquer uma delas nesta condição o sistema será direcionado para o contrato criado. Importante: na exclusão de um contrato, gerado a partir de uma prospecção, também será excluído a prospecção correspondente.
Prospectos perdidos
Caso você tenha perdido alguma proposta no ano corrente e gostaria de refazê-la no ano seguinte, crie um lembrete automático em sua agenda. Basta mudar o estado da prospecção para “perdido” e confirmar a criação do lembrete. Como padrão o sistema sugere como data para o próximo ano, a data de alteração do estado, considerando uma semana de antecedência. Caso esta mudança seja feita tardiamente ou você prefira um período maior, altere a data de vencimento do lembrete. Se optar por selecionar "envolvidos", a agenda deles também será alimentada com o lembrete.
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